Faktury zaliczkowe w VAT wystawiane są, gdy przed wydaniem produktu bądź wykonaniem usługi sprzedający trzyma od klienta część, a czasem całość należności. Jakie warunki muszą być spełnione?
Bardzo często zdarza się, że płatnicy VAT przed wydaniem produktu czy wykonaniem usługi otrzymują od klientów część, a rzadko całość należności, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek. Obowiązek podatkowy powstaje w momencie jej otrzymania w tej części, w jakiej została ona wpłacona.
Na mocy art. 106 ust. 3 ustawy o VAT, prawodawca określił obowiązek wystawienia faktury VAT w przypadku otrzymania zaliczki, a w szczególności zagadnienie wystawiania faktur zaliczkowych reguluje § 14 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym płatnikom.
Fakturę VAT zaliczkową wystawia się nie później niż 7 dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od klienta. Zasadę powyższą stosuje się do każdej kolejnej zaliczki. Faktura taka powinna spełniać te same wymogi co normalna faktura VAT. Musi jednak zawierać dodatkowo informacje dotyczące zamówienia lub umowy, na mocy której została wpłacona zaliczka oraz nazwę towaru (usługi), cenę netto, ilość zamówionych towarów, stawki podatku, wartość podatku oraz wartość brutto zamówienia bądź umowy a też daty i numery wcześniejszych faktur zaliczkowych wystawionych do tej umowy bądź zamówienia oraz wartość kwot pobranych poprzednio części należności brutto.
Jeżeli zaliczka obejmuje część należności do zawartej umowy lub złożonego zamówienia, to po wydaniu produktu bądź wykonaniu usługi trzeba wystawić fakturę na zasadach ogólnych. Przyjęło się, iż oznacza się ją jako końcowa, z tym że sumę wartości produktów (usług) pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku zmniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach zaliczkowych.
Faktura rozliczająca zamówienie powinna zawierać również numery faktur wystawionych przed wydaniem produktu lub wykonaniem usługi. Zazwyczaj też zdarza się, iż faktura zaliczkowa obejmuje całą należność brutto za dostawę towaru czy usługi, sprzedawca po wydaniu towaru czy wykonaniu usługi nie musi wystawia już faktury, jednak z przyczyn porządkowych wystawia fakturę końcową.